Abmahnungen sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Ärgernis. Noch ärgerlicher wird es, wenn die rechtlichen Regeln und Vorgaben für Abmahnung im Arbeitsverhältnis nicht eingehalten werden.
Nachfolgend die wichtigsten Hinweise zu Abmahnungen.
Anforderungen an Abmahnungen
Eine Abmahnung liegt immer dann vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hinreichend deutlich macht, dass er Vertragsverstöße und Pflichtwidrigkeiten beanstandet. Des Weiteren ist ein Hinweis notwendig, dass im Wiederholungsfalle der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Der notwendige Inhalt einer Abmahnung hat damit zwei Funktionen: Die Rügefunktion und die Warnfunktion.
Um die rechtlichen Anforderungen an die Rügefunktion zu erfüllen, muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers klar, deutlich und ausreichend konkretisiert dargestellt werden. Es genügt nicht, in der Abmahnung auf „bekannte Vorkommnisse“ oder das „wiederholte Zuspätkommen“ Bezug zu nehmen. Da die Abmahnung zumeist Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung ist, soll der Arbeitnehmer aufgrund der konkreten Beschreibung seines Fehlverhaltens zu vertragsgerechtem Verhalten veranlasst werden.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ständig zu spät zur Arbeit kommt, ist im Rahmen der Abmahnung zunächst auf den Arbeitsbeginn im Betrieb hinzuweisen und dann konkret auszuführen, an welchem Tag um wie viele Minuten der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zu spät gekommen sind.
Die Gerichte verlangen für die Warnfunktion der Abmahnung den deutlichen Hinweis, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall gefährdet ist. Es muss nicht ausdrücklich eine fristgerechte oder fristlose Kündigung angedroht werden. Es genügt, wenn sich aus dem Zusammenhang ergibt, dass im Wiederholungsfall eine Gefährdung des Arbeitsverhältnisses besteht. Das Bundesarbeitsgericht hat beispielsweise die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen als ausreichend angesehen. In der Praxis empfiehlt es sich aber, bereits in der Abmahnung deutlich auf die Kündigung zu verweisen.
Keine Drohungen ohne Konsequenzen
Vorsicht ist geboten, wenn ein Mitarbeiter mehrfach abgemahnt wurde und die Abmahnungen regelmäßig den Hinweis enthielten, dass bei weiteren Verstößen eine Kündigung droht.
Wenn ein Arbeitgeber mehrfach solche Abmahnungen gegenüber dem Arbeitnehmer ausspricht, werden Rüge- und Warnfunktion abgeschwächt. Dann muss in der letzten Abmahnung vor der Kündigung dem Arbeitnehmer gesteigert verdeutlicht werden, dass der Arbeitgeber nunmehr weitere Verstöße nicht mehr hinnimmt. Dies kann beispielsweise durch die Überschrift: „Letztmalige Abmahnung“ erklärt werden.
Form der Abmahnung
Die Abmahnung bedarf keiner bestimmten Form. Sie kann auch mündlich ausgesprochen werden. Allerdings ist im Rahmen von Kündigungsschutzprozessen der Arbeitgeber darlegungs- und beweispflichtig, dass eine ordnungsgemäße Abmahnung erfolgt ist. Insoweit kann dem Arbeitgeber nur dringend angeraten werden, eine Abmahnung schriftlich auszusprechen und diese von dem Mitarbeiter gegenzeichnen zu lassen. Wurde bisher nur eine mündliche Abmahnung ausgesprochen, so sollte im Nachgang ggf. die Abmahnung protokolliert oder dem Mitarbeiter schriftlich bestätigt werden.
