Qualitätsmanagement Dokumente

QM-Dokumente anlegen, überprüfen und freischalten

Dadurch wird das Scannen von Signaturen verhindert und die Dokumente können als gesicherte PDF-Dateien über das Netz verteilt werden. Auszufüllende Formulare können als Word-Dateien verteilt werden. Sie können auch vorsehen, dass MH-Teile in der Regel von einem geschäftsführenden Direktor oder Vorstandsmitglied freigestellt werden. Qualitätsunterlagen (MH, PA-VA, MH, PA-VA, MH ) werden durch eigenhändige Unterschrift im Titelblock wiedergegeben.

Anschließend wird eine PDF-Kopie des Dokumentes erstellt und kann dann vom Rechner über eventuell bestehende Datennetze verbreitet werden. Auf der ersten Bildschirmseite sind diese Dokumente mit einem Schriftkopf versehen, aus dem die folgenden Angaben entnommen werden können. - Namen und Signatur der autorisierten Person mit Freigabe. Alle Dokumente müssen von der MB durch Signatur genehmigt werden.

Jede Dokumet hat wenigstens zwei Unterzeichnungen. Hier haben wir klassifizierte Formulare für Informationen und Formulare zum Einfüllen. Die Formulare selbst können durch den zuständigen Erfasser, ein Ausstellungsdatum und/oder den Änderungsstand klar identifiziert werden. Formulare für Informationen oder Leerformulare zum Füllen müssen nicht unterzeichnet werden. Formulare, z.B. Arbeitszettel, werden von den entsprechenden Mitarbeitenden mit den nachfolgenden Etiketten gekennzeichnet:

Datumsanzeige, Signatur oder Sondersignal. Ein schriftlicher Bescheid durch Unterzeichnung ist nicht möglich, außer in Ausnahmefällen, die dann im Formular festgehalten werden. 3.3 Protokolle, z.B. auf Formularen angefertigte Prüfberichte, sind vom Aussteller mit Angabe von Namen, Prüfdatum und Signatur freizugeben. Eine zweite Signatur wird hier im Zuge der Selbstkontrolle des Mitarbeiters nicht geleistet.

Auf Wunsch kann eine zweite Signatur mit datumsgerechter oder handschriftlicher Signatur erfolgen.

Kontrolle der Dokumente

Nach DIN EN ISO 9001 werden QM-Dokumente in einem festgelegten und protokollierten Ablauf "verwaltet". In den zu erstellenden Verfahrensanweisungen ("dokumentiertes Verfahren") sind Angaben für den kompletten Lebensweg der QM-Dokumente enthalten. Hierzu gehören beispielsweise Richtlinien für das Anlegen, Prüfen, Freigeben und Aktualisieren von Belegen, das Verteilen von Belegen und das Verhindern der ungewollten Nutzung von veralteten Belegen.

Vielmehr hat sich das "Vier-Augen-Prinzip" durchgesetzt, bei dem ein Schriftstück von einer zweiten Instanz auf technische Richtigkeit und Zweckmäßigkeit geprüft wird. Nachdem das Beleg erstellt wurde, legen Sie - sofern Sie über die erforderlichen Rechte verfügen - fest, wer die Belege freischalten und nachprüfen kann. Sie können Dokumente an andere Personen versenden und z.B. nach der Freigabe eines Standarddokuments einblenden.

Sie können daher Verifikationsbelege unmittelbar nach der Erzeugung freischalten und versenden. Ein Beleg kann aber auch so gekennzeichnet werden, dass er zunächst nur für Sie einsehbar ist, z. B. wenn sich der Beleg noch im Status geparkt hat und Sie nicht wollen, dass andere Benutzer ihn sichten. Der klare Aufbau und die Suchfunktionen helfen dem Anwender, die Dokumente rasch zu erkennen und qualitativ hochwertig zu bearbeiten.

Vertrauenswürdige Dokumente wie z. B. Lastenhefte und andere projektinterne Dokumente bedürfen besonderer Umsicht. Gleiches trifft auf Dokumente zu, die Sie von Ihrem Auftraggeber oder Zulieferer erhalten haben. Für Belege aus dem Kostenrechnungskreis legen Sie z.B. fest, daß sie nur von einem Mitarbeiter der Org. Das bedeutet, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die geheimen Inhalte haben und die Anforderungen an einen angemessenen Datenschutz gemäß Kap. "7.5. 3 Dokumentenkontrolle" der ISO 9001 erfüllten.

Auch die einzelnen Dokumente wechseln immer wieder. Bei jedem Update wird dem Beleg noch eine neue Revisionsnummer zuerkannt. So können Veränderungen an einem Beleg nachvollzogen werden. Um den betroffenen Benutzern die Veränderungen auch bekannt zu machen, werden die zugewiesenen Personen über die Veränderung z. B. über die Übersichtsseite auf der Startseite oder eine firmeninterne Meldung benachrichtigt.

Außerdem wird Ihnen angezeigt, wer über welche Veränderungen informiert wurde, da diese ebenfalls aufgezeichnet werden. Ein unbeabsichtigtes Verwenden von veralteten Dokumenten wird dadurch vermieden, dass immer nur die jeweils aktuelle Dokumentversion zur Verfügung steht. Autorisierte Benutzer wie QMBs können nach wie vor sehen, welche Dokumente von welchen Personen als lesend gekennzeichnet wurden.

Die Anzahl der Benutzer, die das jeweilige Objekt bisher bearbeitet haben, wird ebenfalls in den Belegdetails angezeigt. Fordern Sie dazu lediglich eine Auslesebestätigung für das jeweilige Objekt an. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob die Beschäftigten mit den aktuellen Prozessdokumenten vertraut sind. Wurden wesentliche QM-Dokumente nicht eingelesen, können QM-Beauftragte darauf eingehen und im Rahmen des Audits den Nachweis erbringen, dass die Dokumente bekannt sind.