Aufbewahrungsfristen Hgb

257 HGB - Einzelstandard

Zu einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung ist jeder Unternehmer verpflichtet: Handelsbücher, die Inventur, die Eröffnungsbilanz, Konzernabschlüsse, Einzelabschlüsse nach  325 Abs. 2a, die Managementberichterstattung, Büchern, die Erstellung von Konzernlageberichten sowie die für ihre Berichterstattung zu Verständnis angefertigten Arbeits- und Organisationsdokumente, die Einlieferungen, sowie die Wiedergabe der Geschäftsbriefe, die Vervielfältigung der versandten Geschäftsbriefe, die Buchung in den von ihm nach  238 Abs. 2 bis 9 vorgenommenen Eintragungen nach Büchern (Buchungsunterlagen).

Mit den erhaltenen Geschäftsbriefen und den Buchungsbestätigungen visuell und mit den anderen Dokumenten übereinstimmen, sofern sie leserlich gemacht werden, sind und können während von der Laufzeit der Aufbewahrungsfrist verfügbar innerhalb einer angemessenen Zeitspanne leserlich gemacht werden. Wurden Dokumente auf der Grundlage von  239 Abs. 4 S. I auf Datenträgern erstellt, können die Angaben auch in gedruckter Form anstelle von Datenträgers gespeichert werden; die gedruckten Dokumente können auch nach S. I. abgelegt werden.

In den Absätzen 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten sind die Dokumente zehn Jahre, die übrigen Dokumente in § 1 aufgeführten sechs Jahre lang zu verwahren. Die Behaltefrist endet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzten Eintrag im Wertpapierhandelsbuch, die Inventur, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss, der nach § 325 Abs. 2a erstellte Jahresabschluss oder der Konzernabschluss, der erhaltene oder versandte Geschäftsbrief oder das Buchungsdokument erstellt worden sind.

Die Aufbewahrungsfristen, die Sie wissen sollten

Wie sind Aufbewahrungsfristen? Händler sind dazu angehalten, Geschäftsunterlagen wie z. B. Kontenauszüge, Abrechnungen oder Buchführungsunterlagen mehrere Jahre lang zu verwahren, um sie beispielsweise bei einer Steuerprüfung durch das Steueramt vorzuweisen. Zunächst einmal geht das Steueramt immer davon aus, dass die Informationen in einer Meldung korrekt sind, ohne dass die Dokumente vollständig beizubringen sind.

Daher müssen im Falle einer Prüfung mehrere Jahre lang Rechnung, Belege, Buchhaltungsunterlagen, Kontenauszüge und andere Belege vorgehalten werden. Wer unterliegt den Aufbewahrungsfristen? Die Zurückbehaltungspflicht für ein Schriftstück richtet sich immer nach dem Steuer- oder Wirtschaftsrecht. Die Aufbewahrungsverpflichtung nach Handels- und Gesellschaftsrecht oder steuerrechtlicher Vorschrift hat die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -pflichten einzuhalten.

Details zu den Aufbewahrungsfristen sind vor allem in der Steuergesetzgebung (AO) festgelegt. Nach § 140 AO sind jedoch auch andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnung, Beleg, Buchhaltungsbeleg und sonstige Dokumente zu beachten. Darüber hinaus gibt es eine große Anzahl von Regelungen, die Aufbewahrungsfristen festlegen. Lagerzeiten können sich auch aus der Umsatz- oder Gewinnhöhe eines Betriebes errechnen.

Beispielsweise für Handelsunternehmen gibt es eine Bilanzierungspflicht ab einem Jahresumsatz von 500.000 â? Gleiches trifft auf einen Jahresüberschuss von mindestens EUR 5.000,- zu (§ 141 Abs. 1 Nr. 4 AO).

Die AO 147 Abs. 2 Nr. 5 AO stellt eine grundsätzliche Regel für die Vorhaltepflicht auf: 1: Dokumente, die für die Steuern wichtig sind", müssen ordnungsgemäß verwahrt werden. 147 Abs. 1a AO listet auch die einzelnen Dokumente separat auf, die beizubehalten sind: Die AO hat die Aufgabe, diese zu verwahren: Nach § 257 Abs. I HGB bestehen für Kaufleute folgende Aufbewahrungspflichten: 1: Handelsbuch, Vorräte, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss etc.

Für Unternehmen ist es oft schwierig, die einzelnen Schriftstücke nach ihrer Gattung zu klassifizieren. Auch nicht alle im Laufe eines Jahrs anfallenden Schriftstücke, besonders die Privatkorrespondenz, unterliegen Aufbewahrungsfristen. Im Rechnungswesen ohne Kontenblätter ersetzten Buchhaltungsbelege die Bücher. Hierbei kommt es auf die Steuerrelevanz der Papiere für die Zurückbehaltungspflicht an.

Sofern es zum Verstehen dieser Protokolle erforderlich ist, sind auch die zugehörigen Organisations- und Betriebsanweisungen einzuhalten. Erfolglose Offerten, z.B. in Gestalt von Flugblättern oder Broschüren, sind von der Zurückbehaltungspflicht nicht erfasst. BuchungsbelegeBelege zu einzelnen Geschäftsvorfällen, Dokumentation als Basis für die Erfassung in Geschäftsbüchern. Abrechnungsbelege sind der Nachweis, dass ein gebuchtes Faktum auf einem konkreten Geschäftsvorfall aufbaut.

Andere DokumenteZ.B. Exportdokumente, Kassenstreifen, Personaldokumente, etc. 14b Abs. 1 UStG schreibt besondere Vorschriften für Abrechnungen vor. Wie muss es gelagert werden? Für die Art der Speicherung ist jeder zuständig, der gesetzlich dazu angehalten ist, Dokumente mehrere Jahre aufzubewahren. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die Dokumente stets eingesehen werden können.

Eine bestimmte Reihenfolge der Papiere ist ebenfalls eine Vorbedingung. Ein sauberes, übersichtliches und übersichtliches Rechnungswesen, das mit einer klaren Ordnung der Urkunden ( "Quittungen", Quittungen, Abrechnungen etc.) einhergeht, sichert nicht zuletzt auch eine gute Beziehung zum Fiskus. Es gibt auch rechtliche Regelungen bezüglich der Art der Einlagerung. Das Wichtigste dabei ist die Leserlichkeit der Papiere, die über Jahre hinweg garantiert sein muss.

Die Rechnung muss zehn Jahre lang leserlich sein. So müssen beispielsweise auf Thermo-Papier gedruckte Rechnungskopien erstellt werden, die im Lauf der Jahre unlesbar werden. Sie sind zusammen mit den zugehörigen Fakturen zu verwahren. In der Originalverpackung aufbewahren: Denn die bildhafte Darstellung soll erhalten bleiben:

Bei der elektronischen Übermittlung von Eingangsrechnungen gilt: Ein internes Kontrollsystem muss einen zuverlässigen Nachweis über die Verbindung zwischen Rechnungsstellung und Service gewährleisten. Vgl. BMF-Schreiben vom 11. Juni 2012 In Gestalt einer Vervielfältigung des Inhalts: alle anderen Schriftstücke, für die eine Zurückbehaltungspflicht besteht. Bei digitalen Originaldokumenten oder

Dokumente müssen so abgelegt werden, dass eine automatische Bewertung möglich ist (das bedeutet unter anderem, dass sich die Art der Speicherpflicht für ein Computer-Fax von der für ein Standard-Fax unterscheidet). Die Originaldokumente müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Der Aufbewahrungszwang betrifft auch die Tatsache, dass Dokumente z.B. vor Brand oder Feuchtigkeitseinwirkung bewahrt werden.

Die Leserlichkeit der Dokumente muss auch für viele Jahre aufrechterhalten werden. Eine nachträgliche Änderung der Dokumente zur besseren Ablesbarkeit ist nicht zulässig (siehe UStAE 14a. 1 Abs. 5 S. 2). Dokumente, die nicht in ihrer ursprünglichen Fassung aufzubewahren sind, können als Bild- oder Inhaltsreproduktionen beibehalten werden. Sie können in beiden Varianten digital oder analog gespeichert werden.

Das Abspeichern von Dokumenten als Bildwiedergabe setzt eine getreue Übergabe des Dokumentes auf das Trägermedium voraus. In Einzelfällen kann sich die Treue des Originals auch auf die Farbtreue berufen, z.B. wenn die Rechnungsfarbe angibt, ob das gescannte oder kopierte Papier das Originale ist.

Beispielsweise kann eine Eingangsrechnung eingescannt und das Dokument zerstört werden. Die Speicherung erfolgt nach den Prinzipien des 147 Abs. 2 AV in Zusammenhang mit Abs. 8 GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer EDV-gestützter Rechnungslegung). Dazu muss das Scanning nach einer organisatorischen Anweisung durchgeführt werden, die folgende Informationen beinhaltet (die ihrerseits aufzubewahren sind): Scanning durch eine autorisierte Stelle?

Besonders bei der Speicherung durch Vervielfältigung der Inhalte ist darauf zu achten, dass das entsprechende Schriftstück komplett auf das Datenträger kopiert wird und natürlich der Inhalt korrekt ist. Der Inhalt muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsdauer, d.h. für mehrere Jahre, reproduzierbar sein. Ursprünglich oder Durchschrift? Es ist vor jeder Zerstörung eines Originaldokuments zu prüfen, ob ein Schriftstück aus Beweiskraftgründen nicht mehrere Jahre lang als solches aufzubewahren ist.

Die zum Vorsteuerabzug berechtigte Rechnungsstellung ( 15 UStG) sollte daher nicht nur als Abschrift im eigenen Namen verwahrt werden. Faustformel: Im Zweifelsfall immer das Orginal behalten. Wohin wollen Sie es aufbewahren? Der Gesetzgeber gibt auch Aufschluss darüber, wo Dokumente über die Jahre aufzubewahren sind: Nach 146 Abs. 2 AO sind im Rahmen des Gesetzes (d.h. in Deutschland) zu führen.

Stichwortdaten in der Cloud: Auch außerhalb Deutschlands können Digitalaufnahmen und E-Books gespeichert werden. Folgendes ist im Detail zu beachten: Eine Gefährdung der Steuern durch Lagerung außerhalb Deutschlands ist generell ausgeschlossen. In der restlichen Gemeinschaft (d.h. in der EU) kann eine ferngesteuerte Rechnungsstellung erfolgen, wenn eine komplette Fernauskunft und ein Download möglich ist ( 14b Abs. 2 S. 2 UStG).

Das HGB enthält keine Regelung über den Ort der Aufbewahrung, es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Dokumente innerhalb einer vertretbaren Frist zur Verfügung gestellt werden können ( 239 Abs. 4 S. 2 HGB). Wieviele Jahre sind die Aufbewahrungsfristen? Der Gesetzgeber schreibt diese beiden Aufbewahrungsfristen vor.

147 Abs. 2 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, 14b Abs. 1 des UStG ergibt folgende Aufbewahrungsfristen: Zehn Jahre müssen eingehalten werden: Sechs Jahre müssen eingehalten werden: Ab wann läuft eine Sperrfrist ab und wann läuft sie ab? Das Ende des Kalenderjahres bestimmt in der Regel den Beginn einer Aufbewahrungsfrist: Maßgeblich ist das Jahr, in dem der zuletzt erfolgte Eintrag bzw. der Beleg oder die Erfassung erstellt wurde.

Bei Verträgen läuft die Residenzzeit erst nach Ablauf der Vertragslaufzeit, z.B. bei Mietverträgen. Der Aufbewahrungszeitraum für dieses Schriftstück läuft also ab Ende 2015, die Aufbewahrungsdauer läuft bis zum Ablauf des Geschäftsjahres 2025, und Verletzungen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente wie z. B. Rechnung, Beleg oder Buchhaltungsunterlagen treten längstens bei Betriebsprüfungen durch das Steueramt auf, auch wenn diese erst viele Jahre nach Aufnahme der selbständigen Tätigkeit erfolgen.

Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen ist mit Steuernachteilen, ggf. auch mit behördlichen oder kriminellen Strafen zu rechnen. 2. Erstens hat der Steuerzahler im Bereich des Steuerrechts die Beweispflicht für alle steuerbegünstigenden oder mildernden Vorkommnisse. Dies bedeutet, dass jeder, der keine Rechnung, Belege, Buchhaltungsunterlagen oder andere Belege vorlegen kann, obwohl er gesetzlich verpflichtet ist, diese aufzubewahren, sich nicht auf ihren Inhalt beziehen kann, wenn er Steuervorteile für sie hat.

Bußgelder, Strafen oder Haftstrafen können auch bei Verletzung von Zurückbehaltungspflichten verhängt werden. Straftatbestände sind zum Beispiel: Als Verwaltungsdelikte kommen in Betracht: Bevor ein Unternehmen wegen einer strafbaren Handlung oder Verwaltungsdelikt verklagt wird, müssen jedoch noch andere Bedingungen erfÃ?llt werden, die Ã?ber die bloÃ?e Nichtvorlage der Berechnungen, Ã?bersetzungsdokumente oder Urkunden hinausgehen.

Vor allem die Steuernachteile sind in der Realität zu fürchten, wenn die Aufbewahrungspflichten verletzt werden. Nachfolgend finden Sie eine alphabetisch geordnete Darstellung der Aufbewahrungsfristen für selektierte Nachweise. Dabei ist auch zu beachten, dass es nicht notwendigerweise möglich ist, den Schluss zu ziehen, dass ein Dokument rechtlich verpflichtet ist, aufbewahrt zu werden.

In Einzelfällen kommt es immer auf die konkreten Funktionen der Dokumente an.