Massenmails Versenden

7-Schritte-Workflow: Massenmails mit Erfolg versenden

Wir haben diesen Arbeitsablauf zunächst einmal eigenständig erarbeitet, um einen übersichtlichen Zeitplan für den Versand von Massenmails zu haben. Zunächst einmal: Verdeutlichen Sie die Zielsetzung Ihres E-Mail-Marketings! Die konkreten Zielsetzungen können sein: Vertriebsanbahnung, Imagewandel, Steigerung der Kundenzufriedenheit, Erhebung zusätzlicher Marktinformationen, Erhöhung des Marktanteils, Kundenbindung, etc. Wir empfehlen, eine Notiz über Ihren Rundbrief auf der Visitenkarte, dem Briefbogen und anderen Firmendokumenten auszudrucken.

Wenn Sie Massenmails versenden wollen, benötigen Sie die Zustimmung Ihrer Vorleser. Machen Sie die Registrierung so leicht wie möglich. Der leicht zu findende Abmelde-Link ist ebenfalls in jedem Rundschreiben enthalten. Am Anfang eines jeden Rundschreibens finden Sie einen Link zur Online-Version, falls diese nicht korrekt angezeigt wird. Senden Sie nicht nur Werbebotschaften, sondern auch echte Mehrwerte.

Schreibe kurz und bündig und gestalte deinen Rundbrief klar und deutlich. Die Wichtigen am Beginn, ein Imprint am Ende jedes Rundschreibens! Weshalb sollte der Teilnehmer den Rundbrief aufschlagen? Typisch Spam-Wörter: nur Großbuchstaben, viele Rufzeichen, frei, Wettbewerb, frei, Anregung, nur solange der Vorrat reicht, Eile, KAUFEN, 100% garantiert, Rabatt etc.

Senden Sie weitere Newsletters zu speziellen Gelegenheiten.

Persönliche Serienbriefe für Ihre Kontaktpersonen anlegen

Verglichen mit herkömmlichen E-Mails, die nur an eine große Adressenliste geschickt werden, beinhalten Massen-E-Mails für jeden einzelnen Adressaten spezielle Daten. Das macht Mail Merge zu einer sehr guten Variante des händischen E-Mail-Versands, bei dem der Inhalt für jeden Adressaten manuell eingegeben werden muss. Allerdings kommt es oft zu Problemen oder Fehlern beim Versenden über gängige E-Mail-Programme wie Outlook oder Word.

Welche Vorzüge eine Serienbrief-Software Ihnen bringt, können Sie auf dieser Webseite nachlesen.

Probleme beim Versand beheben

Der Versand von Newsletters von Ihrem eigenen Rechner aus ist mit den erwähnten Anwendungen kein Thema. Sollen jedoch mehrere tausend Mails versendet werden, entstehen oft unvorhersehbare Nachteile. Die erste Schwierigkeit beim Versenden von Massenmails ist die Einschränkung der Anzahl der Email-Adressen. Zahlreiche Anbieter, insbesondere die Freemail-Anbieter, haben für die Adressen einer Nachricht Maximalgrenzen festgelegt.

Gmail erlaubt zum Beispiel bei Verwendung eines Mailclients wie Outlook max. 100 Anschriften pro Email. Wenn Sie am Webinterface arbeiten, steigt die Anzahl auf 500, in der Premiere und Bildungsausgabe auf 2.000. Wenn Sie eine Email an mehrere Empfänger senden, wird Ihr Konto für 24 Std. blockiert.

Es sollte daher vor dem Versand geklärt werden, ob Ihr eigener Anbieter einen solchen Block verwendet und wie hoch die Anzahl der Mail-Empfänger ist. In einem solchen Falle besteht die Möglichkeit, die Nachrichten Stück für Stück zu versenden, z.B. in Packungen mit je 100 Empfängeradressen. Manche Massen-Mail-Programme verfügen über eine solche Funktion und tun dies selbsttätig.

Bei entsprechender Übertragungsbandbreite kann GroupMail auch über 256 Anschlüsse simultan versenden, was die Bearbeitung erheblich verkürzt. Auch viele Absender von Newsletter wollen prüfen können, ob ihre Nachrichten auch eingelesen werden. Früher wurden daher Pixel-Tags in E-Mails integriert. Die Mail wurde beim Start von einem Internetserver heruntergeladen, der mit den richtigen Werkzeugen registriert und gezählt werden konnte.

Webservices wie z. B. Bärsmail (www.bearsmail.de) ermöglichen einen Weg nach draußen. Er sendet dem Empfänger einfach eine Mitteilung, dass eine Mitteilung auf seinem Rechner auf ihn zukommt; es gibt einen Verweis darauf. Nach dem Abholen der Mail über diesen Verweis wird sie von der Bärensendung erfasst und an den Sender gemeldet. Wenn Sie eine unlimitierte Anzahl von Mails für ein Jahr über Bärenpost versenden wollen, zahlen Sie 94,99 EUR.