Qm Dokumentation

dokumentarisch

Auch den Massenimport Ihrer Unterlagen in die Anwendung nehmen wir Ihnen auf Anfrage ab. So können Sie sich später alle Belege eines Prozesstyps nachvollziehen. Sie sollten ein Beleg auch mit der entsprechenden organisatorischen Einheit der Unternehmensstruktur, z.B. dem CO, verknüpfen. Abweichungen von den individuellen Vorgaben sind mit der mitgelieferten Bediensoftware problemlos möglich. In einer Verfahrensbeschreibung sind dies z.B. Referenzen auf andere Unterlagen wie Arbeitsanleitungen, Formblätter oder Standards.

Die Links ermöglichen es Ihnen, jederzeit den Status der Anhänge von Unterlagen zu verfolgen. Zudem können die Mitarbeitenden über die Links rasch und unkompliziert die verfahrensbegleitenden Unterlagen des QM-Handbuchs auffinden und so die darin enthaltenen wesentlichen Vorschriften einbeziehen. So können Sie beispielsweise mit wenigen Mausklicks die Struktur nach ISO 9001 oder 13485 als Kopiervorlage für Ihre Dokumentstruktur einbinden.

Dazu werden die dazugehörigen Belege mehrmals vergeben und ohne Redundanz abgelegt. Durch die Mehrfachvergabe können den Q-Beauftragten und Prüfern die in der Struktur enthaltenen Unterlagen entsprechend dem Regelwerk zur Verfügung gestellt werden. Die Mitarbeiter hingegen erhalten auf Basis der Aufbauorganisation entsprechende Unterlagen. So haben sie jederzeit den Blick, welche Unterlagen für ihre eigene Fachabteilung wichtig sind.

Im Bedarfsfall können auch unterschiedliche Standards, Bedarfskataloge und gesetzliche Anforderungen in einem QM-System miteinbezogen werden. Dadurch wird eine große Anzahl von Dokumenten auf eine übersichtliche Größe verkleinert und das Auffinden von Zusammenhängen erleichtert. Zusätzlich zur üblichen Navigation in der Telefonbuchstruktur verfügt die Anwendung über eine bequeme Abfrage. Das bedeutet, dass Sie alle Unterlagen zum gewünschten Themengebiet wiederfinden können, auch wenn Sie nicht wissen, wo die Unterlagen in der Mappenstruktur sind.

Sie können außerdem nach Schlüsselwörtern (Tags) gruppieren und einordnen. Durch die Berücksichtigung der Schlüsselwörter in der Suchabfrage wird die Qualität der Ergebnisse erhöht und dem Suchenden ermöglicht, den Dokumentinhalt auf einen Blick aufzurufen.

Das Ergebnis der Befragung kann nach wie vor mit der Auswertungssoftware nachvollzogen werden. So können Sie z.B. nach einem Mausklick auf eine beliebige Stelle im Organisationsdiagramm mit allen dazugehörigen Belegen sofort in die Gesamtübersicht springen. Auf diese Weise haben Ihre Angestellten immer die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung. Das Flussdiagramm ist nach wie vor eine optimale Grundlage für die schnelle Einarbeitung neuer Mitabeiter.