Qualitätsmanagementsystem Einführen

Die 7 Faktoren für den Erfolg bei der Einleitung eines QM-Systems

Am wenigsten verbreitet im Rahmen von Qualitätsmanagement-Systemen ist die Dokumentierung. Durch die oft umfangreiche Dokumentationsarbeit werden QMS von den implementierenden MitarbeiterInnen oft nur als lästige Verwaltungsarbeit empfunden. Gerade für die Prüfung durch das Wirtschaftsprüfungsunternehmen ist oft ein sehr hoher Dokumentationsbedarf gegeben. Daraus ergibt sich der Punkt, an dem andere wesentliche Aufgabenstellungen zur Vorbereitung der notwendigen Unterlagen für bevorstehende Prüfungen unterlassen werden.

Der unmittelbare Zusatznutzen der Unterlagen ist für die Beschäftigten oft nicht erkennbar. Das kann sich nachteilig auf die Mitarbeitermotivation zur aktiver Ausgestaltung des QMS auswirkt. Allerdings resultieren diese Schwierigkeiten oft nicht aus den Forderungen der ISO 9001 selbst, sondern aus einem falschen Funktionsverständnis der Dokumentationen.

Zuallererst ist es von Bedeutung, dass nicht alle Abläufe zu dokumentieren sind, sondern nur diejenigen, die von der jeweiligen Stelle festgelegt werden. Bei vielen Firmen liegt der Schwerpunkt viel zu sehr auf der eigentlichen Dokumentierung und nicht auf der zu dokumentierenden Aktivität. Damit wird die Dokumentierung überproportional wichtiger und wird von den Mitarbeitenden als Kontroll- und Überwachungsinstrument empfunden.

Die Verfahrensanweisung dient nicht dazu, Regelungen zu kommunizieren oder die Beschäftigten zu fördern. Sie soll die Umsetzung der Abläufe begleiten und das Wissen über die effektive Umsetzung der Abläufe im Betrieb nachhaltig absichern. Das ist besonders nützlich, wenn gewisse Aufgaben nur in unregelmäßigen Abständen erledigt werden müssen, wenn Angestellte innerhalb des Betriebes den Arbeitsplatz tauschen oder wenn neue Angestellte geschult werden müssen.

Auch die einheitlichen Arbeitsanweisungen sind Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der Unternehmensabläufe. Dabei ist es von Bedeutung, dass die Art und Weise, wie die Arbeitnehmer arbeiten, nicht durch Unterlagen bestimmt wird, sondern dass die Unterlagen die Art und Weise widerspiegeln, wie die Arbeitnehmer arbeiten. Auch die Adaption oder Neueinführung von Prozessen erfolgt oft in der verkehrten Richtung. Erwartet wird, dass nur die Verarbeitung der Unterlagen die Arbeitsmethoden der Beschäftigten und die praktische Anwendung beeinflussen kann.

Bei einer Überarbeitung oder Neueinführung von Abläufen müssen die Mitarbeitenden zunächst über die bevorstehenden Veränderungen informiert und trainiert werden. Bevor die Arbeitsprozesse erfasst werden, müssen sie von den Mitarbeitern getestet und die Interaktionen mit anderen Verfahren abwägt werden. Nur wenn sich diese Workflows als wirksam herausstellen, sollten sie protokolliert und vereinheitlicht werden.

Wenn man den Mitarbeitenden nur Verfahrensbeschreibungen zur Implementierung zur Verfügung stellt, ist es nicht überraschend, dass die Unterlagen als Kontroll- und Überwachungsinstrument zurückgewiesen werden. Im Regelfall hat dies einzig und allein das Bestreben, ISO 9001-konforme Abläufe zu modellieren. Zugleich wird aber die Originalbedeutung der Unterlagen unterminiert. Sieht man in der Dokumentierung keinen unmittelbaren Zusatznutzen, wird sie nicht mehr als Stütze, sondern nur noch als bürokratischer Aufwand empfunden.