Wie Schreibt man eine Mahnung richtig

Erinnerungen richtig verfassen - So ermahnen Sie als Stifter richtig

Der Rechnungsversand ist erfolgt. Wie kann man sonst noch auf die Bezahlung durch den Käufer verzichten? "Die Devise "Der Käufer zahlt irgendwann" ist an vielen Stellen der Anlass für wirtschaftliche Engstellen und oft die Folge einer Zahlungsunfähigkeit oder der vollständigen Einstellung des Geschäftsbetriebs. Bei vielen Unternehmen werden die Zahlungen nicht bei Zahlungseingang geleistet.

Der Zahlungszeitraum wird entweder beliebig ausgedehnt, wobei sich der Auftraggeber ein Darlehen gewährt. Die anderen Debitoren bezahlen überhaupt nicht. Mahnwesen I. Ein effektives Debitorenmanagement kann dafür sorgen, dass Sie als Stifter liquid und konkurrenzfähig bleiben. Wer von Anfang an weiß, wann und wie man für eine Dienstleistung bezahlen will und sich an die von Ihnen festgelegten Regeln hält, hat viel richtig gemacht.

Zuerst müssen Sie selbst bestimmen, wann Sie eine Bezahlung in Anspruch nehmen wollen und welche Zahlungsmethoden für Sie geeignet sind. Üblich ist der Kredit des Lieferanten, nach dessen Ablauf Ihren Abnehmern ein Zahlungstermin gewährt wird (in der Regel 14 oder 30 Tage). In Zeiten von Amazon, z. B. Amazon, ist es für viele unserer Kundschaft selbstverständlich, dass die Bezahlung auf Abschlag ist.

Damit Sie potentielle Neukunden nicht im Voraus abschrecken, sollten Sie diese Zahlungsmethode zur Disposition haben. Erst wenn der Käufer Ihre Rechnungen beglichen hat, bekommt er die Waren. Eine Kompromißlösung ist die Abschlagszahlung, bei der der Debitor einen Teil der Rechnungen zahlt, Sie die Dienstleistung erbringen und dann das Restgeld erhalten.

Bei der Bezahlung von Eingangsrechnungen haben unsere Auftraggeber in der Regel unterschiedliche Vorlieben. Sie sollten also die üblichen Zahlungsmethoden bereitstellen. Ihre Rechnung muss deutlich und unmissverständlich sein! Zur Vorbeugung sollten Sie als weitere Maßnahme die Rechnung deutlich und unmissverständlich ausformulieren. Ihre Kundin oder Ihr Kunde muss auf den ersten Blick sehen können, wann die Bezahlung aussteht.

In der Regel müssen Sie Ihren Debitoren eine Deadline geben, innerhalb derer sie ihre Zahlungen leisten können. Wenn Sie als Stifter die Fristen nicht selbst bestimmen, finden die gesetzlichen Vorschriften Anwendung. Es ist zwischen Geschäfts- und privaten Auftraggebern zu differenzieren. Für die Rechnungsstellung bei Unternehmern beträgt die Fälligkeit gemäß § 286 BGB 30 Tage.

Ihr Firmenkunde kommt nach diesem Zeitraum von selbst in Zahlungsrückstand. Bei Privatpersonen gelten die 30-Tage-Fristen auch im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches. Sie müssen jedoch ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht werden, dass sie sich in Nichterfüllung befinden. Verzichten Sie auf die Rechnungsstellung also auf Verweise auf die Zahlungsfrist und den Zahlungsrückstand, müssen Sie zunächst noch private Auftraggeber in Rückstand versetzen.

Daher ist es eine gute Idee, Ihre Kundinnen und Kunden bei Erhalt der Rechnungen auf die Zahlungsbedingungen aufmerksam zu machen. Indem Sie ein genaues Fälligkeitsdatum und eine kurze Notiz angeben, kommt Ihr Debitor nach dem Fälligkeitsdatum in Rückstand. Excursus: Wie können Sie die Zahlungsunfähigkeit Ihrer Geschäftspartner beheben? Wofür steht "in Zahlungsverzug bringen"? Verspätung bezeichnet die Verspätung einer geschuldeten Dienstleistung durch Ihren Auftraggeber.

Wenn Sie nun einen Ihrer Debitoren in Rückstand bringen, haben Sie prinzipiell zwei Möglickeiten. Idealerweise tritt die oben beschriebene automatische Verzögerung ein, aber für Ihre privaten Auftraggeber nur, wenn Sie in der Abrechnung ausdrücklich darauf hinweisen. Außerdem können Sie mit einer Mahnung in Rückstand geraten. Mit diesem Zusatzschreiben fordern Sie Ihren Debitor auf, die geschuldete Summe zu erstatten.

Im folgenden Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit Erinnerungen ganz gezielt vorgehen und wie Sie Erinnerungen richtig formulieren. Beim internen Mahnen gibt es zwei Punkte, die Sie im Vorfeld beachten sollten. Zum anderen sollte Ihr Mahnsystem so gestaltet sein, dass Sie Ihre offenen Posten immer im Auge behalten und bei Nichtzahlung eines Debitors jederzeit flexibler agieren können.

Es wird eine vordefinierte Zeitfolge empfohlen, die so ausfallen kann:: Im Gegensatz zur landläufigen Ansicht gibt es keine dreifache Mahnung. Für Sie als Stifter sind die drei Mahnniveaus jedoch eine gute Richtschnur. Bei jeder Mahnschwelle sollten Sie klarere Wörter auswählen, um auf die ausstehenden Forderungen hinzuweisen.

Nachdem die letzte Zahlungstermine im Rahmen der Mahnung abgelaufen sind, sollten Sie weitere Maßnahmen ergreifen, z.B. ein externes Mahnwesen oder ein gerichtliches Verfahren (mehr dazu im großen Leitfaden "Was, wenn der Kunde nicht zahlt?"). Sobald Sie die erste Mahnung absenden, sollten Sie prüfen, ob es sinnvoll ist, die jeweilige Beziehung zum Auftraggeber zu unterbrechen.

Das heißt im Klartext, dass wir keine weiteren Aufträge von diesem Auftraggeber annehmen werden. Häufig haben Ihre Kundinnen und Kunden einfach die Abrechnung ohne schlechte Vorsätze ausgelassen. Wenn Sie sich unverzüglich um eine Gegenüberstellung bemühen und ohne vorherige Ankündigung mahnen, schaden Sie Ihrer Kundenbeziehung dauerhaft. Es ist besser, Ihre Kundschaft direkt nach der Rechnungsstellung aufzusuchen.

Meistens beseitigt dieser sympathische Ansatz bereits die Probleme oder eröffnet die Chance, eine Antwort auf die Liquiditätsprobleme Ihrer Kundschaft zu finden. Insbesondere bei Finanzierungsengpässen Ihres Auftraggebers sollten Sie darüber nachgedacht haben, ob Sie einen Aufschub bewilligen können oder ob er eine Teilzahlung vereinbart. Zahlungserinnerungen - der Klang macht die Mucke!

Sie sollten in den folgenden Tagen (spätestens nach 10 Tagen) eine Mahnung senden, die bereits als erste Mahnung angesehen werden kann. Mit einer Mahnung wird der Kunde zunächst über die offene Forderung informiert. Auch hier ist ein freundliches Auftreten angemessen, denn ein Versäumnis Ihres Auftraggebers ist nicht ausgeschlossen.

Formeln wie "Sie haben sicher nicht bemerkt, dass die Bezahlung der Rechnungen noch aussteht" verweisen freundlich auf die geöffnete Rechnun. Gleiches trifft auf Zahlungserinnerungen zu: Legen Sie die Zahlungsfrist fest. Die Richtwerte liegen zwischen fünf und zehn Tagen. Ihre Erinnerungen - das ist der richtige Weg! Selbst nach Ihrer höflichen Mahnung ist kein Betrag auf Ihrem Konto eingegangen?

Aus rechtlicher Sicht ist die Mahnung bereits als Mahnung zu betrachten, da sich der Besteller dadurch in Verzug befindet. Dies ist die Grundvoraussetzung für die Berechnung von Rückstandszinsen oder weitere gerichtliche Klage. Wenn Sie also jetzt Ihre erste echte Mahnung senden, ist dies bereits Ihre zweite Mahnung in rechtlicher Hinsicht. Das dritte Mahnschreiben ist als letztes Ersuchen zu deuten.

Entsprechend klar sollte der Tenor dieser Warnung sein. Ihre Kunden sollten daran erinnert werden, dass dies Ihre letzten Erinnerungen sind. Ihre Kunden können über weitere Maßnahmen wie die Einschaltung eines Anwalts oder die Abgabe des Falls an ein Inkassobüro informiert werden. Unbezahlte Rechnung kann sich nicht nur nachteilig auf Ihre Liquiditätslage auswirken, sondern es fallen auch für Sie aufgrund des internen Mahnwesens zusätzliche Mahnkosten an.

Sie können viele dieser Ausgaben an Ihre Kundschaft mit dem schlechten Zahlungsverhalten abwälzen. Ab der ersten Mahnung können Entgelte erhoben werden. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Die erste Mahnung muss kostenlos sein, wenn sich Ihr Kunde nur wegen der Mahnung in Verzug befindet. Dies ist nur dann der Fall, wenn Sie auf Ihrer Originalrechnung an Ihren privaten Auftraggeber kein Zahlungsziel festgelegt haben.

Hier noch ein Tipp: Wenn Sie Ihre erste freundliche Mahnung erhalten, sollten Sie keine Gebühren berechnen. Sie können von Ihrem Debitor so genannte Rückstandszinsen einfordern. In diesem Falle beziehen sich die Zinssätze nur auf den Nettobetrag Ihrer Rechnungen. Ihr Privatkunde schulde Ihnen 510 (ohne MwSt.) gemäß Rechnungsnummer 1001 (Beispiel oben) und ist 60 Tage im Rückstand seit Ihrer ersten Mahnung.

Der Verzugszins von 3,45 in diesem Beispiel macht klar, dass er nur für größere Rechnungsbeträge und längere Verzugszeiten von Bedeutung ist. Theoretisch wissen Sie jetzt, wie Sie sich mit dem Themenbereich Erinnerungen auseinandersetzen. Was, wenn Ihr Interessent nach der dritten Mahnung nicht zahlt?

Früher erzeugte Eingangsrechnungen können leicht in Erinnerungen umgewandelt und im Falle von Kundenrückständen sofort aus dem Netz gesendet werden. Die Rechnungsstellung kann leicht aus der Buchhaltung übernommen werden. Sie als Firmengründer werden professionell angemahnt und im Notfall auch an Inkassofirmen weitergegeben. Die Flex-Zahlung kennt die Ängste der Firmengründer von zu vielen Unternehmen mit schlechtem Zahlungsverhalten.

Flex Payment bezahlt als sevDesk-Partner Rechnungen Ihrer Kundschaft umgehend und nimmt Ihnen das Aufwarten ab. Wenn Sie mehr über dieses Themengebiet erfahren möchten, empfiehlt sich der große Leitfaden "Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt".