Massen E Mail

Serienbriefe zum Versenden von Massen-E-Mails nutzen

Falls Sie eine E-Mail an viele Menschen versenden wollen, sie aber für jeden einzelnen Adressaten individuell gestalten wollen, benutzen Sie Mail Merge. Man kann einen Stack von personalisierten E-Mails anlegen, die gleich aussehen und den gleichen Inhalt und die gleiche Grafik haben. Lediglich einzelne Bereiche der E-Mail sind unterschiedlich und individuell.

Im Unterschied zum Versenden einer Mitteilung an eine Personengruppe per Rundfunk macht der Merge-Druck jeden einzelnen Adressaten zu seinem einzigen Adressaten. Dies ist Ihre E-Mail, die Texte und Bilder (z.B. ein Firmenlogo oder Bild) beinhaltet, die für jede einzelne Variante des Serienbriefs gleich sind.

Zum Beispiel Ihre Adressliste beinhaltet Name, und Ihr wichtigstes Beispiel ist die E-Mail-Nachricht, die an die entsprechenden Adressen in dieser Mailingliste gerichtet ist. Dieser Beleg ist eine Zusammenfassung aus dem Haupt- und dem Adressbestand. Beim Zusammenführen werden die Daten aus der Adressliste abgerufen und in Ihr Gesamtdokument eingefügt, so dass für jede einzelne Adresse ein persönliches, zusammengefügtes Formular entsteht.

Bevor Sie anfangen, tragen Sie den Text der Nachricht ein, die Sie an alle in Word versenden wollen. Klicken Sie auf der Karteikarte Sendung in der Arbeitsgruppe Serienbrief-Start auf Serienbrief-Start > Serienbrief. Zum Versenden von E-Mails muss ein MAPI-fähiges E-Mail-Programm wie Outlook oder Google Mail eingerichtet sein.

Achten Sie bei Verwendung von Outlook MAPI darauf, dass Ihre Word- und Outlook-Versionen übereinstimmen. Gelesen Eine neue Mailingliste in Word anlegen. Achten Sie darauf, dass Ihre Dateiquelle eine Spalten für E-Mail-Adressen beinhaltet und dass für jede zu versendende E-Mail eine E-Mail-Adresse existiert.

Markieren Sie auf der Karteikarte Transporte in der Gruppierung Serienbrief beginnen die Drucktaste Empf Ã?nger auswÃ?hlen und wÃ?hlen Sie dann eine der folgenden Optionen aus. Falls Sie keinen Adressbestand haben, markieren Sie Neue Adressliste erfassen und einen. Ist Ihre Adressliste in einer Excel-Tabelle, einer Access-Datenbank oder einer anderen Art von Datei vorhanden, drücken Sie auf Bestehende Listenverwendung.

Schalten Sie dann zu Ihrer Auswahlliste und klicken Sie auf Open. Falls Sie Ihre Outlook-Kontakte nutzen, klicken Sie auf "Aus Outlook-Kontakten auswählen". Datei > Sichern unter. In das Eingabefeld File name tippen Sie einen Namen ein, und klicken Sie dann auf Save. Falls Sie E-Mails an alle in Ihrer Mailingliste versenden wollen, gehen Sie zu Punkt 4: Personalisierten Content zur Mail hinzufÃ?gen Wenn Sie E-Mails nur an gewisse Leute in Ihrer Mailingliste versenden möchten, können Sie diese einschrÃ?nken.

Dazu gehen Sie wie unter "Adressliste bearbeiten" beschrieben vor. Markieren Sie die Option Verteilerliste editieren. Prüfen Sie die Personennamen der Empfänger Ihrer E-Mail. Außerdem können Sie die Listen nach Name und Anschrift ordnen oder ausfiltern. Personifizieren Sie jede E-Mail, indem Sie den Name und die Anschrift jeder einzelnen E-Mail eintragen.

Der erprobte Weg, diese Angaben hinzuzufügen, ist das Einsetzen von Platzhaltern in Ihr Dokument. Markieren Sie auf der Karteikarte Transporte die Option Adreßblock aus der Liste der Schreib- und Einfügefelder. Im Dialogfenster Adreßblock einsetzen können Sie ein Ausgabeformat für den Empfängernamen auswählen, wie er in der E-Mail erscheinen soll.

Klicken Sie auf OK, um das Serienbrieffeld einzugeben. Markieren Sie in der Feldgruppe Schreib- und Einfügefelder die Zeile Begrüßung. Markieren Sie im Dialogfenster Begrüßungszeile hinzufügen das gewünschte Ausgabeformat. Klicken Sie auf OK, um das Serienbrieffeld einzugeben. Klicken Sie auf Datei > Sichern, um Ihre E-Mail zu sichern.

Anmerkung: Nach dem Einsetzen der Eingabefelder müssen Sie die E-Mail von Hand aufbereiten. Du kannst auch andere Datenfelder aus deiner Quelle zu deiner E-Mail anfügen. Vergewissern Sie sich, dass Word die in Ihrer Adressliste enthaltenen Bezeichnungen und Anschriften wiederfindet. Markieren Sie auf der Karteikarte Transporte in der Feldgruppe Schreib- und Einfügefelder die Option Abgleichsfelder setzen.

Hinweis: Platzhalter können auch über das Dialogfenster Adreßblock einsetzen aufgerufen werden, mit dem Sie dem Gesamtdokument einen Adreßblock hinzufügen können. Vergewissern Sie sich im Dialogfenster Entsprechende Datenfelder setzen, dass die in der Auswahlliste angezeigten Datenfelder mit den Bezeichnungen der Spaltenköpfe für Einträge in Ihrer Adresslistendatenquelle identisch sind. In der linken Zeile finden Sie z.B. eine Auflistung aller gebräuchlichen Bezeichnungen in einem Firmendatensatz.

In der rechten Datenspalte steht der Feldname für den allgemeinen Name, der einer Spaltentitelzeile in Ihrer Datenquelldatei zuerkannt wurde. Falls (inkonsistent) in einem Feld angegeben ist, von dem Sie erwarteten, dass es zu einer Spaltentitel in Ihrer Datenbank passt, markieren Sie den Dropdown-Pfeil und anschließend den Feldbezeichner in Ihrer Adresslistendatenquelle.

Markieren Sie OK. Falls Sie die Schrift, die Schriftgröße oder den Abstand des Zusammenführungsinhalts verändern wollen, markieren Sie den Feldnamen des Zusammenführungsfeldes und führen Sie die erforderlichen Veränderungen durch. Aktivieren Sie auf der Karteikarte Sendung in der Gruppenansicht Ergebnisse, um von den Seriendruck-Ergebnissen zu den Seriendruck-Feldern im Anschreiben zurückzukehren.

Markieren Sie den Feldnamen des Seriendruckfeldes. Markieren Sie auf der Karteikarte Starten die von Ihnen gewählte Schrift und Schriftgröße. Markieren Sie auf der Seite Layout (Word 2013) oder der Seite Layout (Word 2016) den erforderlichen Zwischenraum. Anmerkung: Da Word jede einzelne Linie in einem Adreßblock als Abschnitt betrachtet, können Sie den Abstand zwischen den Zeilen reduzieren.

Nach dem Hinzufügen von Seriendruckfeldern zu Ihrem Dokument können Sie eine Ergebnisvorschau erstellen. Falls dies Ihren Erwartungen genügt, vervollständigen Sie den Serienbrief. Markieren Sie Vorschauergebnisse, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter oder Zurück , um zu gewährleisten, dass die Bezeichnungen und Anschriften im Textkörper Ihres Briefes wie erwünscht erscheinen.

Tip: Um zum oberen Rand der Auswahlliste zu gehen, klicken Sie auf die Taste Erster Eintrag und um zum unteren Rand der Auswahlliste zu gehen, klicken Sie auf die Taste LETZT. Klicken Sie auf Fertigstellen und verbinden > E-Mail-Nachrichten versenden. Markieren Sie im Eingabefeld An den Spaltennamen mit den E-Mail-Adressen in Ihrer Auflistung.

Sie können der E-Mail auch keine Anlagen beifügen. Tragen Sie im Betrefffeld eine Betreff-Zeile für die Meldung ein. Markieren Sie im E-Mail-Format die Option ³eHTML " (Standard) oder eKlartext", um das Faxdokument als Text der E-Mail zu versenden. Achtung: Wenn Sie das Originaldokument im Klartextformat versenden, beinhaltet das Originaldokument weder Textformatierung noch Bild.

Markieren Sie Aktuellen Satz, damit nur der auf dem Bild dargestellte Satz als Meldung mitgesendet wird. Markieren Sie die zuletzt gewählte Möglichkeit, und tragen Sie im Eingabefeld von die Satznummer ein, ab der die Zusammenführung begonnen werden soll, und im Eingabefeld bis die Satznummer, ab der die Zusammenführung beendet werden soll.

Anmerkung: Es wird keine E-Mail an Personen mit einer Satznummer verschickt, die aus dem Bereich "Von-Bis" ausgenommen ist. Klicken Sie auf OK, um den Serienbrief auszufüllen. Sichern Sie die E-Mail-Nachricht, wenn Sie sie für einen anderen Serienbrief nutzen mochten. Beim späteren Öffnen des Hauptdokuments werden Sie von Word aufgefordert, festzulegen, ob Sie die Verknüpfung zur Quelle erhalten oder nicht.

Mit Nein wird die Verknüpfung zwischen dem Hauptbeleg und der Quelle unterbrochen. Aus dem Haupt-Dokument der E-Mail wird dann ein Standard-Word-Dokument.